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Finding Legal Name for a Business

Español

When suing a business, be sure to use the proper business name so you can collect money if you do win the case.

Business Structure and Business Name

Does the business name you interact with include wordings such as LLC, Inc, Corp, LP, or LLP?  If so, that is likely the legal business name. For these businesses, their information can be located on the Secretary of State's website, such as California SOS Business Search.

If the name does not include those wordings, then you may have been interacting with a Fictitious Business Name (DBA). Learn more about Fictitious Business Names (DBA)

You will want to identify the correct business structure of the business you are suing, which will help you identify the business name to use. Learn more about Business Structure.

  • If you are suing a Sole Proprietor, do not select the "Business" option, because you will want to use the owner's name in the case.
  • If you are suing a Partnership, use the business name you are most familiar with. We will ask you to provide the partner names later to be sure you are naming the defendants correctly on your court forms. 
  • If you are suing a LLC, Inc, Corp, LP, or LLP, use the name that includes these abbreviations in its name.  

Options to confirm legal business information:

Perform State Corporate Lookup

Every corporation or limited liability company that is formed in a particular state can be found in that state’s registry. Even if a business wasn't formed in a particular state, it might be required to register in that state if it has offices, stores, or warehouses in it, or even if it just does a small number of sales in that state without a physical presence in it (for instance, in the case of online sales). Whether or not the name you have has a corporate identifier, limited liability company identifier, or another identifier, you should look up the name in the state database of registered businesses.

California has made its lists of registered businesses publicly accessible through its business search on the Secretary of State’s website. Here, you’ll be able to search:

  • Corporations (Incs and Corps), 
  • Limited Liability Companies (LLCs), 
  • Limited Partnerships (LPs) 

Note that you will not be able to search General Partnerships (GPs) or Limited Liability Partnerships (LLPs), associations, or other entity types, but you can still fill out and file a "Business Entities Records - Order Form" to the California SoS to get information about these entities are they are also registered at the state level.

If the name you have for the business already has an identifier like “Inc” or “Corp” in it, then search for the name complete with the identifier. If it doesn’t have an identifier, then you can search for the name, without any identifier.  

Business Name Located

Use the details in the business record to confirm it is the one you are looking for:

  • Date of Incorporation: If you know that the company is a newer business that was just recently founded, but the listing you have found has a date of incorporation from 1981, then you are likely looking at the listing of a different company. 
  • Officers, Directors, and Agent: Similarly, if you happen to know the boss of the company is Ted Jones, that his lieutenants are Sarah Wong and Jane Smith, and that the company is fairly small (and thus it is unlikely that there are other bosses you don’t know of), yet all the names you see for officers, directors, and the agent in the listing you have found are unfamiliar to you, then maybe you have found the wrong company. 
  • Address: If you know the company you would like to sue is based out of an office on Main Street in Tustin, but the business address you found is based out of a building on Apple Street in Stockton, then, again, you might not have found a match. (However, be careful, as many companies have different legal addresses than the address you may be familiar with.)
  • Other research: Don’t limit yourself to just cross-referencing the details in the listing to what you already know: You can search online for terms such as the full name of the business in the listing (in quotation marks, to ensure that you find that exact name in your search results; ex: “ACME Elevators Inc.”), along with the address from the listing to find out more, which will help you determine whether it is indeed the business you would like to sue.

Business Name Not Located

If your search yields no results, try searching for the business name without the identifier (ex., “ACME Elevator” without the “Inc.”). Still zero results? Don’t worry: There are more ways to find the business’s name.

Search at the County Level

Because the government wants to ensure that businesses can’t avoid lawsuits by hiding their true, legal names, it requires them to register their fictitious business names. But, unlike corporations and LLCs, which have to register (under their real name) at the state level, fictitious business names are registered at the county level. So fictitious business name searches are done through county governments, rather than state governments. 

If at this point you have the business’s location nailed down, but you don’t know what county the business’s city is in, then search Google. You can search for a question like “What County is [the business’s city], [the business’s state] in?” (For example: “What County is Tustin, California in?”)

Once you know what county you need to do your search in, search for that county’s fictitious business name search tool. An example of this Google search would be: “Orange County California fictitious business name search” (you can also try “Orange County, CA DBA Search” or “Orange County, CA Assumed Business Name Search”). Most county governments allow for online fictitious business name searches, but some smaller counties might require you to call.

Here are some tips for your online Fictitious Business Name Search:

  • If there is a search option for “partial match” or “wild card” or a similar option, then select that option. This will allow you to search for the business name without having the exact name. For example, if you search for “Open Sesame” when the exact fictitious business name is “Open Sesames”, then the partial match search should find “Open Sesames”.
  • If your original search produces zero results, then try searching for variations of the name. For instance, if your search for “Open Sesame” yields nothing, then try options like “Open-Sesame” or “OpenSesame”.
  • If those methods don’t work, try searching for just the beginning of the name. For example, try “Open” instead of “Open Sesame” and scroll through all the names that begin with “Open” to see if you find the business.
  • If you still can’t find the business name, try calling the county government and asking for their help. Sometimes they can search for the business using methods that aren’t available for online searches, such as searching for the business by its address instead of its name.

Did you find the fictitious name you were looking for? 

If you did, then you have also found the real name of the company—the name of the company that registered the fictitious business name will be included in its information. But it’s still worthwhile to check your work! Try Googling the business by the real, legal name you found, in quotation marks, along with the city it’s located in (Ex: “ACME Can Openers, Inc.” Tustin). 

Does it still look like the right business? 

Also, try searching for the legal business name you discovered at the county level in the state’s business records search. You might find out that the legal business name you discovered at the county level had dropped its “Inc.” or “LLC” from its legal name when registering its fictitious name with the county. But if the legal name that you found at the county level in your fictitious name search didn’t include a business type identifier such as “Inc.” or “LLC,” and your search at the state level produced zero results, then don’t worry: This most likely means the business isn’t a corporation, LLC or another type of business required to register at the state level.

Business not found on state or county level (Not Inc, LLC, LP)

At this point, you have done a state business records search and county fictitious business name search. If you still haven’t been able to find the legal name for the business, it most likely means that two things are true: 

  1. The company you are searching for is not a corporation, LLC, or another type of company that needs to register at the state level
  2. It is not operating under a fictitious business name (in other words, the name that you have could still be its real name). 

Now, it’s time to do a business license search at the city level.

Business License Search at the City Level

Most cities require businesses operating within them to have a business license. Many bigger cities have an online business license search that allows you to search for a licensed business by name and address. All cities that require a business license should have a phone number that you can call to perform such a search. To figure out how you can perform a business license search, you can search Google for something along the lines of [business’s city and state] + “business license search” (eg: Huntington Beach, CA business license search). 

Here are some tips for your online Business License Search:

  • If there is a search option for “partial match” or “wild card” or a similar option, then select that option. This will allow you to search for the business name without having the exact name. For example, if you search for “Open Sesame” when the exact fictitious business name is “Open Sesames”, then the partial match search should find “Open Sesames”.
  • If your original search produces zero results, then try searching for variations of the name. For instance, if your search for “Open Sesame” yields nothing, then try options like “Open-Sesame” or “OpenSesame”.
  • If those methods don’t work, try searching for just the beginning of the name. For example, try “Open” instead of “Open Sesame” and scroll through all the names that begin with “Open” to see if you find the business.
  • If you still can’t find the business name, try calling the county government and asking for their help. Sometimes they can search for the business using methods that aren’t available for online searches, such as searching for the business by its address instead of its name.

Business not found or is inactive

If you are unable to locate a business after looking through multiple levels or have concluded that the business is currently inactive, your last option would be to name the highest-ranking officer (often the owner) of the business as the defendant. In this case, be sure to indicate that the defendant is an individual and not a business.


Encontrar El Nombre Legal De Una Empresa

Al demandar a una empresa, asegúrese de usar el nombre comercial adecuado para que pueda cobrar dinero si gana el caso.
Estructura del negocio y nombre del negocio
¿El nombre comercial con el que interactúa incluye términos como LLC, Inc, Corp, LP o LLP?  Si es así, ese es probablemente el nombre comercial legal.
Si el nombre no incluye esas palabras, es posible que haya estado interactuando con un nombre comercial ficticio (DBA). Obtenga más información sobre los nombres comerciales ficticios (DBA).
Querrá identificar la estructura comercial correcta de la empresa que está demandando, lo que le ayudará a identificar el nombre comercial a utilizar. Obtén más información sobre la estructura empresarial.
  • Si está demandando a un propietario único, no seleccione la opción "Negocio", porque querrá usar el nombre del propietario en el caso.
  • Si está demandando a una Asociación, use el nombre comercial con el que esté más familiarizado. Le pediremos que proporcione los nombres de los socios más adelante para asegurarnos de que está nombrando a los acusados correctamente en sus formularios de la corte.
  • Si está demandando a una LLC, Inc, Corp, LP o LLP, use el nombre que incluye estas abreviaturas en su nombre.
Opciones para confirmar la información comercial legal:
Realizar Búsquedas Corporativas Estatales
Cada corporación o compañía de responsabilidad limitada que se forma en un estado en particular se puede encontrar en el registro de ese estado. Incluso si una empresa no se formó en un estado en particular, es posible que deba registrarse en ese estado si tiene oficinas, tiendas o almacenes en él, o incluso si solo realiza un pequeño número de ventas en ese estado sin una presencia física en él (por ejemplo, en el caso de las ventas en línea). Ya sea que el nombre que tiene tenga o no un identificador corporativo, un identificador de una compañía de responsabilidad limitada u otro identificador, debe buscar el nombre en la base de datos estatal de empresas registradas.
California ha hecho que sus listas de empresas registradas sean accesibles al público a través de su búsqueda de negocios en el sitio web del Secretario de Estado. Aquí, podrás buscar:
  • Corporaciones (Incs y Corps),
  • Sociedades de Responsabilidad Limitada (LLC),
  • Sociedades Limitadas (LP)
Tenga en cuenta que no podrá buscar Asociaciones Generales (GP) o Sociedades de Responsabilidad Limitada (LLP), asociaciones u otros tipos de entidades, pero aún puede completar y presentar un "Registros de entidades comerciales - Formulario de pedido" al SoS de California para obtener información sobre estas entidades, ya que también están registradas a nivel estatal.
Si el nombre que tiene para el negocio ya tiene un identificador como "Inc" o "Corp", busque el nombre completo con el identificador. Si no tiene un identificador, puede buscar el nombre, sin ningún identificador.

Nombre de la empresa localizada

Utilice los detalles en el registro comercial para confirmar que es el que está buscando:
Fecha de incorporación: Si sabe que la compañía es un negocio más nuevo que se fundó recientemente, pero la lista que ha encontrado tiene una fecha de incorporación de 1981, entonces es probable que esté buscando la lista de una compañía diferente.
Oficiales, directores y agentes: Del mismo modo, si conoces que el jefe de la compañía es Ted Jones, que sus lugartenientes son Sarah Wong y Jane Smith, y que la compañía es bastante pequeña (y por lo tanto es poco probable que haya otros jefes que no conozcas), sin embargo, todos los nombres que ves para los oficiales,  los directores y el agente en la lista que ha encontrado no le son familiares, entonces tal vez haya encontrado la compañía equivocada.
Dirección: Si sabe que la compañía a la que le gustaría demandar tiene su sede en una oficina en Main Street en Tustin, pero la dirección comercial que encontró se basa en un edificio en Apple Street en Stockton, entonces, nuevamente, es posible que no haya encontrado una coincidencia. (Sin embargo, tenga cuidado, ya que muchas compañías tienen direcciones legales diferentes a la dirección con la que puede estar familiarizado).
Otra investigación: No se limite a hacer referencias cruzadas de los detalles en el listado a lo que ya sabe: puede buscar en línea términos como el nombre completo de la empresa en el listado (entre comillas, para asegurarse de encontrar ese nombre exacto en sus resultados de búsqueda; por ejemplo: "ACME Elevators Inc."), junto con la dirección del listado para obtener más información,  lo que le ayudará a determinar si realmente es el negocio que le gustaría demandar.

Nombre de la empresa no localizado

Si su búsqueda no arroja resultados, intente buscar el nombre de la empresa sin el identificador (por ejemplo, "ACME Elevator" sin "Inc."). ¿Todavía cero resultados? No te preocupes: hay más formas de encontrar el nombre de la empresa.
Buscar a Nivel de Condado
Debido a que el gobierno quiere asegurarse de que las empresas no puedan evitar las demandas ocultando sus verdaderos nombres legales, les exige que registren sus nombres comerciales ficticios. Pero, a diferencia de las corporaciones y llc, que tienen que registrarse (bajo su nombre real) a nivel estatal, los nombres comerciales ficticios se registran a nivel de condado. Por lo tanto, las búsquedas ficticias de nombres comerciales se realizan a través de los gobiernos de los condados, en lugar de los gobiernos estatales.
Si en este punto tiene la ubicación de la empresa clavada, pero no sabe en qué condado se encuentra la ciudad de la empresa, busque en Google. Puede buscar una pregunta como "¿En qué condado está [la ciudad del negocio], [el estado del negocio]?" (Por ejemplo: "¿En qué condado está Tustin, California?")
Una vez que sepa en qué condado necesita hacer su búsqueda, busque la herramienta de búsqueda de nombres comerciales ficticios de ese condado. Un ejemplo de esta búsqueda en Google sería: "Búsqueda ficticia de nombres comerciales del Condado de Orange California" (también puede probar "Búsqueda de DBA del Condado de Orange, CA" o "Búsqueda de nombres comerciales asumidos del Condado de Orange, CA"). La mayoría de los gobiernos de los condados permiten búsquedas de nombres comerciales ficticios en línea, pero algunos condados más pequeños pueden requerir que llame.
Aquí hay algunos consejos para su búsqueda de nombre comercial ficticio en línea:
  • Si hay una opción de búsqueda para "coincidencia parcial" o "comodín" o una opción similar, seleccione esa opción. Esto le permitirá buscar el nombre de la empresa sin tener el nombre exacto. Por ejemplo, si busca "Open Sesame" cuando el nombre comercial ficticio exacto es "Open Sesames", entonces la búsqueda de coincidencia parcial debería encontrar "Open Sesames".
  • Si su búsqueda original produce cero resultados, intente buscar variaciones del nombre. Por ejemplo, si su búsqueda de "Open Sesame" no produce nada, pruebe opciones como "Open-Sesame" o "OpenSesame".
  • Si esos métodos no funcionan, intente buscar solo el comienzo del nombre. Por ejemplo, pruebe "Abrir" en lugar de "Abrir Sésamo" y desplácese por todos los nombres que comienzan con "Abrir" para ver si encuentra el negocio.
  • Si aún no puede encontrar el nombre de la empresa, intente llamar al gobierno del condado y pedirles ayuda. A veces pueden buscar el negocio utilizando métodos que no están disponibles para las búsquedas en línea, como buscar el negocio por su dirección en lugar de su nombre.

¿Encontraste el nombre ficticio que estabas buscando?

Si lo hizo, entonces también ha encontrado el nombre real de la empresa: el nombre de la empresa que registró el nombre comercial ficticio se incluirá en su información. ¡Pero aún así vale la pena revisar tu trabajo! Intente buscar en Google el negocio por el nombre real y legal que encontró, entre comillas, junto con la ciudad en la que se encuentra (por ejemplo: "ACME Can Openers, Inc." Tustin).

¿Todavía parece el negocio correcto?

Además, intente buscar el nombre comercial legal que descubrió a nivel de condado en la búsqueda de registros comerciales del estado. Es posible que descubra que el nombre comercial legal que descubrió a nivel de condado había eliminado su "Inc." o "LLC" de su nombre legal al registrar su nombre ficticio con el condado. Pero si el nombre legal que encontró a nivel de condado en su búsqueda de nombre ficticio no incluyó un identificador de tipo de negocio como "Inc." o "LLC", y su búsqueda a nivel estatal produjo cero resultados, entonces no se preocupe: esto probablemente significa que el negocio no es una corporación, LLC u otro tipo de negocio requerido para registrarse a nivel estatal.

Negocios que no se encuentran a nivel estatal o de condado (Not Inc, LLC, LP)

En este punto, ha realizado una búsqueda de registros comerciales estatales y una búsqueda de nombre comercial ficticio del condado. Si aún no ha podido encontrar el nombre legal para el negocio, lo más probable es que signifique que dos cosas son ciertas:
  1. La compañía que está buscando no es una corporación, LLC u otro tipo de compañía que necesite registrarse a nivel estatal.
  2. No está operando bajo un nombre comercial ficticio (en otras palabras, el nombre que tiene aún podría ser su nombre real).
Ahora, es el momento de hacer una búsqueda de licencias comerciales a nivel de ciudad.
Búsqueda de Licencias Comerciales a Nivel de Ciudad
La mayoría de las ciudades requieren que las empresas que operan dentro de ellas tengan una licencia comercial. Muchas ciudades más grandes tienen una búsqueda de licencias comerciales en línea que le permite buscar una empresa con licencia por nombre y dirección. Todas las ciudades que requieren una licencia comercial deben tener un número de teléfono al que pueda llamar para realizar dicha búsqueda. Para averiguar cómo puede realizar una búsqueda de licencias comerciales, puede buscar en Google algo como [ciudad y estado de la empresa] + "búsqueda de licencias comerciales" (por ejemplo: búsqueda de licencias comerciales en Huntington Beach, CA). 
 Aquí hay algunos consejos para su búsqueda de licencias comerciales en línea: 
  • Si hay una opción de búsqueda para "coincidencia parcial" o "comodín" o una opción similar, seleccione esa opción. Esto le permitirá buscar el nombre de la empresa sin tener el nombre exacto. Por ejemplo, si busca "Open Sesame" cuando el nombre comercial ficticio exacto es "Open Sesames", entonces la búsqueda de coincidencia parcial debería encontrar "Open Sesames".
  • Si su búsqueda original produce cero resultados, intente buscar variaciones del nombre. Por ejemplo, si su búsqueda de "Open Sesame" no produce nada, pruebe opciones como "Open-Sesame" o "OpenSesame".
  • Si esos métodos no funcionan, intente buscar solo el comienzo del nombre. Por ejemplo, pruebe "Abrir" en lugar de "Abrir Sésamo" y desplácese por todos los nombres que comienzan con "Abrir" para ver si encuentra el negocio.
  • Si aún no puede encontrar el nombre de la empresa, intente llamar al gobierno del condado y pedirles ayuda. A veces pueden buscar el negocio utilizando métodos que no están disponibles para las búsquedas en línea, como buscar el negocio por su dirección en lugar de su nombre.

Negocio no encontrado o está inactivo

Si no puede localizar un negocio después de mirar a través de múltiples niveles o ha llegado a la conclusión de que el negocio está actualmente inactivo, su última opción sería nombrar al oficial de más alto rango (a menudo el propietario) del negocio como el demandado. En este caso, asegúrese de indicar que el acusado es un individuo y no una empresa.

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